Det er vigtigt at have et godt møde før, under og efter mødet for at sikre, at målene for mødet nås. Forberedelse før et møde er afgørende for at sikre succes. Lederen bør udarbejde en dagsorden og sørge for, at alle deltagere har læst den inden mødet. Under mødet er det vigtigt, at lederen holder styr på samtalen og giver alle mulighed for at blive hørt. Efter et møde skal opfølgningstiltag dokumenteres, ligesom alle beslutninger, der træffes i løbet af diskussionen, skal dokumenteres. For at sikre succes på fremtidige møder skal man gennemgå, hvad der fungerede godt, og identificere områder, der kan forbedres til næste gang. Ved at følge disse tips om, hvordan man holder et godt møde før, under og efter, kan du maksimere produktiviteten og få resultater ud af hvert enkelt møde.
For at få mest muligt ud af dit møde kræver det forberedelse, klar kommunikation og opfølgning.
For at sikre succes på alle møder
- Før mødet: Forbered en dagsorden, undersøg emnet i forvejen og gennemgå den med alle deltagerne for at sikre, at alle ved, hvad der skal drøftes.
- Under mødet: Sæt forventninger til, hvordan diskussionerne skal forløbe, giv konstruktiv feedback, og hold folk ansvarlige for deres bidrag. Sørg for mødeforplejning, hvis dem du skal afholde møde med er småsulten eller tørstige.
- Efter mødet: Sammenfat de vigtigste punkter, der blev drøftet, og de beslutninger, der blev truffet under mødet; tildel opgaver; dokumentér handlingspunkter; og tak deltagerne for deres deltagelse.
Ved at implementere disse retningslinjer for, hvordan man holder et godt møde før, under og efter, kan du sikre, at hvert møde bliver produktivt og fører til vellykkede resultater.
Det vil resultere i bedre beslutningstagning, bedre samarbejde, større engagement fra deltagerne og en mere positiv oplevelse af mødet som helhed. Med den rette forberedelse og opfølgning kan dine møder blive mere effektive end nogensinde før.
Start med at finde ud af, hvad formålet med mødet er
Inden man planlægger et møde, er det vigtigt at afgøre, hvad formålet med mødet er, og hvem der skal inviteres. Hvis der fastsættes en dagsorden på forhånd, vil det hjælpe med at holde alle på sporet under mødet. Sørg for, at der er afsat tilstrækkelig tid til hvert punkt på dagsordenen, herunder til diskussion og beslutningstagning, hvis det er nødvendigt. Overvej også at oprette en tidslinje for hvert punkt, så I kan holde jer på sporet i løbet af mødet.
Ved start af mødet
I starten af mødet skal du tage dig tid til at forklare, hvorfor du holder netop dette møde, og understrege vigtigheden af alles deltagelse. Fastsæt grundregler, der kan hjælpe med at holde alle fokuseret og fremme en produktiv dialog. Det er også en god idé at bede om en gennemgang af dagsordenen, så alle deltagere er klar over, hvilke emner der vil blive drøftet på mødet.
Når mødet er startet, er det vigtigt at sikre, at alle har mulighed for at deltage. Sørg for ikke at dominere samtalen – vær åben for at høre forskellige perspektiver og idéer fra alle deltagere. Når du stiller spørgsmål, så prøv at bruge åbne spørgsmål i stedet for ja- eller nej-spørgsmål for at få mere omfattende svar fra folk.
I sidste ende kræver vellykkede møder omhyggelig planlægning og gode kommunikationsevner. Ved at fastsætte forventninger, overholde en tidsplan og tilskynde alle deltagere til at deltage kan du sikre, at dine møder bliver produktive og effektive hver gang.
Det vil hjælpe dig med at få mere ud af hvert møde og opnå gode resultater.